Regelmatig krijg ik van ondernemers de vraag “Wat zijn de eisen voor mijn boekhouding?”,
maar ook de vraag “Mag ik gebruik maken van Excel als kasboek?”.
Zo’n boekhouding, tja die heeft wat eisen!

Het advies van Paroba Finance & Coaching geef ik je gelijk al. Maak zo min mogelijk gebruik van kastransacties en handel zoveel mogelijk af per bank. Waarom?

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een boekhouding bij te houden. Het is belangrijk dat je vanaf het begin een goede administratie opzet en bijhoudt. Met een goede administratie leg je vast wat er in jouw onderneming gebeurt en blijft het overzichtelijk.

Jouw administratie is DE onderbouwing van je belastingaangifte voor de inkomstenbelasting.
Een goede boekhouder doet daarbij natuurlijk wonderen voor je administratie :).

Administratie wil zeggen dat alle gegevens van de onderneming op papier of digitaal worden vastgelegd. Voorbeelden hiervan zijn:
– Kasadministratie en kassabonnen
– Financiële aantekeningen (inkoop/verkoop)
– Tussentijdse gemaakte controle berekeningen
– Ontvangen en verzonden facturen
– Bankafschriften
– Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
– Agenda (voor urenregistratie zelfstandigenaftrek)
– Correspondentie
– Software en databestanden
– Kilometeradministratie

Het is belangrijk om je administratie goed en duidelijk te ordenen. De Belastingdienst moet een controle op redelijke termijn kunnen uitvoeren. Een grote doos met bonnen, facturen en andere financiële pruttel voldoet dus niet 😉 aan de eisen. Klik hier voor de 5 tips om jouw administratie beter te ordenen.

Alle gegevens van de administratie moeten 7 jaar bewaard blijven voor de Belastingdienst.
Na deze periode zal er niet meer om gevraagd worden en mag je het bij het oud papier weggooien.
(Note: er zijn uitzonderingen voor 10 jaar, denk hierbij bijvoorbeeld aan onroerende zaken)

“Maar hoe zit het nu met de kas?” hoor ik je denken. Uit je administratie moet duidelijk blijken hoeveel BTW je moet betalen of mag terug ontvangen. De facturen / bonnen die jezelf maakt of uitschrijft moeten aan eisen voldoen, zo ook een opeenvolgende nummering en de datum waarop de factuur / bon is gemaakt. Door deze eis is een Excel verantwoording dus niet toegestaan. Immers moet je aan de hand van het opeenvolgende nummer de factuur / bon kunnen terugvinden in je administratie.

Een kassa, kassasysteem of kwitanties schrijven geven hiervoor de oplossing. Je mag Excel natuurlijk wel ernaast gebruiken om omzetten te tellen bijvoorbeeld of gebruiken voor je eigen overzicht.

De leveranciers van Kassasystemen hebben een keurmerk voor kassa’s ontwikkeld.
Het “keurmerk betrouwbare afrekensystemen”. De kassa zorgt voor een gesloten kassasysteem
en voorkomt misbruik. Als je voor een kassa kiest, kijk dan goed of deze dit keurmerk heeft.

Wil je geen kassa? Denk dan is aan software in jou branche. Voor de beautyindustrie is er bijvoorbeeld salonsoftware. Gratis en betaald (vaak al tegen schappelijke maandprijzen) waarbij je bij de meeste ook je betalingen kan registreren volgens de wettelijke eisen.

Wil je geen kassa en ook geen speciale software? Dan zit er helaas niets anders op dan braaf kwitanties uit te schrijven per klant, met naam, datum en het verkochte product.

Mijn advies luidt dan ook, laat klanten zoveel mogelijk per bank betalen (digitale vastlegging) of investeer in software.

Delen is fijn!
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Reageren

reacties

Tips & tricks

Meld je aan en ontvang periodiek een mailtje met handige tips & tricks waar jij financieel beter van wordt!

Hoera, je aanmelding is gelukt!